Haaste

Girl Scouts of Japan on koko Japanin laajuinen partiolaisjärjestö, jolla on 47 paikallisjärjestöä ja noin 40 000 jäsentä. Se kuuluu Partiotyttöjen Maailmanliittoon (WAGGGS), joka on maailman suurin tytöille ja nuorille naisille suunnattu vapaaehtoisjärjestö. Partiotyttöjärjestö tukee tyttöjen ja nuorten naisten kehitystä tarjoamalla epävirallista koulutusta.

Koko maan laajuisena järjestönä Girl Scouts of Japanin haasteena on selkeiden viestintäkanavien ylläpito jäsenten välillä. Koska järjestöön kuuluu monia erilaisia ryhmiä ja eri-ikäisiä jäseniä, se tarvitsee tehokkaat ja turvalliset järjestelmät ryhmien väliseen koordinointiin ja alaikäisten henkilötietojen turvalliseen säilyttämiseen. Kattojärjestön tiedostoissa on sen paikallisosastojen ja vartioiden jäsenten sekä vartionjohtajina toimivien aikuisten henkilötietoja. Koska järjestöllä on toimintaa eri puolilla maata, toiminnan tulosten seuraaminen ja arviointi on tärkeää. Vartionjohtajat ja paikallisosastot ilmoittavat kattojärjestölle osallistujamäärät, tapahtumien lukumäärän ja muita vaikuttavuuden tunnuslukuja, jotta osastojen toiminnan tehokkuutta voidaan arvioida. Järjestön resurssit ovat rajalliset, ja se tarvitsi helposti laajennettavan ratkaisun, jota paikallisosastot voivat käyttää eri puolilla maata.

Tarina

Girl Scouts of Japan on ottanut käyttöönsä Google järjestöille ‑työkalut tehostamaan monisyistä toimintaansa rohkeasti ja avoimin mielin, kuin partiolaishengessä. Ensin he käyttivät Google Workspacea paikallisosastojen toiminnan koordinointiin. Upottamalla sivustolleen Google Forms ‑lomakkeita järjestö alkoi tarjota jäsenilleen verkkokursseja. Verkkokurssien ansiosta useammat jäsenet pystyivät oppimaan partiotyttötoiminnasta ja kehittämään johtajuustaitojaan. Partiotytöt jatkavat vuosisataista perinnettä, mutta Girl Scouts of Japan on tuonut toimintansa uudelle vuosituhannelle. Nyt tytöille ja nuorille naisille tarjotaan osaamista kehittäviä Google Forms ‑tietovisoja, joita suorittamalla jäsenet saavat merkkejä paikallisosastoilta eri puolilla maata.

Henkilöstön tekninen osaaminen vaihtelee Girl Scouts of Japanissa. Forms, Sheets ja muut tuotteet tekevät tietojen jakamisesta ja koostamisesta helppoa ilman manuaalisia toimia. Google Workspace antaa kattojärjestölle mahdollisuuden jakaa dokumentteja vain valittujen käyttäjien kanssa kussakin paikallisosastossa, mikä parantaa tietoturvaa. Paikallisosastot voivat myös jakaa tiedostoja keskenään, joten vartiot pääsevät jakamaan omia parhaita käytäntöjään, yhteishenkeä kasvattavia aktiviteetteja ja muita työtä edistäviä toimia. Gmailin ja Googlen tietosuoja-asetusten käytön myötä roskaposti, haittaohjelmat ja vastaavat tietosuojaongelmat ovat aiempaa pienempi riski. Google Sitesiin paikallisosastot ja jäsenet voivat laittaa vartiojohtajakoulutukset, käsikirjat ja muut tärkeät tiedot kaikkien saataville. Tietoja voidaan päivittää reaaliajassa ja jakaa Girl Scouts of Japanin paikallisosastojen ja jäsenten välillä.

Google järjestöille ‑tuotteet ovat tehostaneet Girl Scouts of Japanin sisäisiä prosesseja, ja lisäksi järjestö on viime aikoina käyttänyt Google järjestöille ‑ohjelmaa myös tiedottamiseen ja viestintään. Ad Grantsin ja YouTuben avulla he lisäävät verkkonäkyvyyttään uusien jäsenten saamiseksi ja tiedottavat paikallisosastojen hienoista projekteista ja tapahtumista. YouTube-videoillaan järjestö esittelee tyttöjen ja nuorten naisten hyväksi tehtävää työtä, esimerkiksi tiimihengen kehittämistoimintaa, yhteislauluja ja kesäleirejä.

Järjestö tiedottaa mahdollisille uusille jäsenille partiotoiminnasta lisäämällä Google Mapsiin tapahtumia eri puolilla Japania. Näin tapahtumiin saadaan yhä enemmän osallistujia. Lisäksi he käyttävät Earth-hyväntekeväisyysohjelman kautta saatuja Google Mapsin sovellusliittymiä esitelläkseen toiminnan vaikutuksia nykyisille ja mahdollisille uusille jäsenille. Yhdistämällä Google Mapsin sovellusliittymät ja YouTuben järjestö loi virtuaalikierroksen viidestä partiotyttöjen toimipisteestä eri puolilla maailmaa. Tämä auttaa näkemään toiminnan globaalissa mittakaavassa ja saa jäsenet tuntemaan yhteenkuuluvuutta maailmanlaajuisen yhteisön kanssa.

Google järjestöille ‑työkalujen avulla Girl Scouts of Japan pitää toimintansa järjestyksessä ja tehokkaana sekä esittelee tärkeää työtään tyttöjen ja nuorten naisten parissa visuaalisesti.

Rumiko Meguro, markkinointi- ja varainkeruutiimi, GSJ:n pääkonttori

Vaikutus

Toiminnan skaalaaminen on ollut tärkeää suurelle, koko maan kattavalle järjestölle. Järjestön verkko-oppimisohjelman sisältö suunniteltiin Google Formsin avulla, ja nyt yli 7 000 jäsentä voivat oppia sen välityksellä kaikkea partiotoiminnasta kansalaistaitoihin. Lisäksi Google Workspace on taloudellinen valinta, jonka mukana tulee entistä laadukkaampia ja monissa paikoissa käytettäviä tietoturvaratkaisuja.

Google Workspacen käyttö on tehostanut järjestön toimintaa huomattavasti. Ennen vain osa työntekijöistä käytti joitakin Googlen tuotteita, eikä Google Workspace ollut käytössä organisaation kaikissa osissa. Siksi työntekijöillä oli useita sähköpostitilejä, mikä voi olla tietoturvariski. Organisaation siirryttyä Google Workspaceen jokaisella työntekijällä on kaikkia työasioita varten yksi tili, jota hän voi käyttää mistä tahansa. Työntekijän dokumentit eivät siis enää katoa, vaikka hän siirtyy muihin tehtäviin. Google Workspacessa organisaation jäsenet voivat itse hallita käyttäjiä, jolloin muutokset laajaan organisaatiokaavioon voidaan toteuttaa nopeasti ja tehokkaasti. Aiemmin organisaation viestintä- ja tekniikkavastaavan täytyi aina pyytää tilimuutoksia ulkoiselta palveluntarjoajalta taulukossa, kun uusi henkilö tuli mukaan tai toinen jäi eläkkeelle. Nyt työntekijöiltä kuluu vähemmän aikaa järjestön perustoimintojen pyörittämiseen ja he voivat keskittyä uusien tyttöjen ja nuorten naisten tavoittamiseen ja toiminnan laajentamiseen.

Google järjestöille ‑työkalujen ansiosta järjestö ja sen pyrkimykset tukea tyttöjen ja nuorten naisten kehitystä ovat saaneet lisää näkyvyyttä. Ennen sen tapahtumat lueteltiin yhdellä verkkosivulla, jolloin osallistujien täytyi etsiä tiettyä tapahtumaa kymmenien vaihtoehtojen joukosta. Nyt järjestön sivustolle on upotettu Google Maps ‑kartta, jonka tapahtumia päivitetään reaaliajassa. Tapahtumilla on kuukauden ja teeman (esim. Partiotyttöjen päivä) mukaiset värikoodit, jotka auttavat partiotyttötoiminnasta kiinnostuneita ihmisiä löytämään paikallisia tapahtumia nopeasti. Koska tapahtumat on koottu Google Mapsiin ja niiden sijainnit ovat helposti nähtävissä, osallistujamäärät ovat kasvaneet ja tapahtumatietoja on katsottu yli 18 000 kertaa. Toiminnasta kiinnostuneiden ei tarvitse etsiä lähimmän tapahtuman tietoja pitkään, vaan he voivat helposti avata kartan ja löytää tapaamismahdollisuuksia.

Girl Scouts of Japanille on tärkeää jakaa tietoa työstään ja esitellä sen vaikutuksia tyttöihin ja nuoriin naisiin visuaalisesti. Ad Grants on parantanut järjestön verkkonäkyvyyttä. Sivuston kävijämäärä on kasvanut kahdessa kuukaudessa 500 %, ja kävijöitä on nyt yli 3 000 kuukaudessa. Järjestö luo maailmanlaajuisiin kampanjoihin (esim. Loppu väkivallalle) liittyviä mainoksia sukupuolten tasa-arvosta ja väkivallan ehkäisemisestä, jotta kampanjat saavat lisää medianäkyvyyttä Japanissa. Lisäksi järjestön YouTube-kanavalla on soittolista videoista, joissa partiotytöt soittavat Kurt Schneiderin I’ll Think of You ‑kappaletta ryhmähenkeä nostavana taputusleikkinä. Yhteensä 43 paikallisosastoa ja ryhmää on tähän mennessä lähettänyt oman videonsa. Videoilla esitellään partiotyttöjen toimintaa ja pyritään saamaan järjestön sivustolle mahdollisia uusia jäseniä korteilla ja merkinnöillä. Joillakin videoilla on yli 20 000 katselukertaa, joten YouTube on auttanut järjestöä esittelemään tyttöjen ja nuorten naisten hyväksi tehtävää työtään.

Girl Scouts of Japanilla on kymmeniä ohjelmia, esimerkiksi WAGGGSin ja Doven yhteistyönä kehitetty itsetunnon kehitysohjelma, naisiin kohdistuvan väkivallan vähentämiseen tähtäävä Loppu väkivallalle ‑kampanja ja lukuisia leirejä ja tapahtumia eri puolilla maata. Google järjestöille ‑työkalujen avulla järjestö organisoi ja tehostaa ohjelmiaan sekä esittelee tyttöjen ja nuorten naisten parissa tehtävää työtään visuaalisesti.